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連絡と報告の使い分け。あなたはきちんとできていますか?

      2015/07/27

連絡と報告の使い分け。あなたはきちんとできていますか?

意外と間違えやすい?

連絡と報告の使い分け。

ビジネスで重要なのは「ホウレンソウ」!

どうして必要なの?

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言葉の使い分け 報告と連絡

報告しますと連絡しますは意味が違いますが、誤用している人も多いようです。

報告は結果、連絡は予定にも結果にも使えるというのはそうですが、ここでは結果に対しての使い分けをお話しします。

報告は、伝える義務がある場合に使います。
連絡は、伝えたい意志がある場合に使います。義務ではなく、差出人の意志によって伝えているのだというときに使います。

宛先と差出人の立場を考えて、その情報がどんな存在であるかによって使い分けましょう。

引用元-言葉の使い分け:報告と連絡|文章の書き方、文書作成のテクニック・ノウハウ・コツを公開するブログ

報連相の重要性

「報告・連絡・相談」。そもそもこの3つが、何故ビジネスにおいて重要なのでしょうか。

それは、ビジネスにおいて人と人との繫がりは不可避であり、意志の疎通を図る必要があるからです。

ビジネスはスタンドアローンで進められるものではありません。これが大前提。

部署単位なのかチーム単位なのか、はたまたプロジェクト単位なのか。その形態は様々ですが、必ず複数人での強力があって仕事は進みます。

たった独りで全ての仕事を行うことはまずありません。私は転職を経験していますし、ブロガーbamkaとしても色んなイベント・セミナーに携わってきました。その中のどれ一つとっても、私一人で完結した仕事はありません。

人と人とが協力し合って一つの方向に向かっていく。また、人と人とが強く結びつくことで、より協力な力を生み出す。仕事とは、そういうものです。

で。

人と人とは言葉を介して意志の疎通を図ります。たとえ同じ釜の飯を10年食べ続けてきた仲間であっても、テレパシーで相互に理解し合うことはできません。

人が人を理解するには、言葉を使って伝えなければなりません。

ビジネスにおいてコミュニケーション及び「報連相」が大切だと言われる理由は、ココにあります。

引用元-【報連相のススメ】報告・連絡・相談の違いの分かりやすい解説

報告・連絡・相談(ホウレンソウ)をしっかり使い分けよう!

■報告

報告とは、上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせること。報告をするのは、部下から上司へ、あるいは後輩から先輩へ、という流れになります。

■連絡

連絡とは、簡単な情報を関係者に知らせること。そこに自分の意見や憶測は入りません。また、上司や部下にかかわらず、誰もが発信側にも受信側にもなります。総務や人事から全社員に向けての連絡やプロジェクトリーダーからメンバーだけに向けた連絡など、様々な連絡があります。

■相談

相談とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうことです。

こういったホウレンソウのないオフィスは、上司と部下の「上下」の意思疎通も、スタッフ間の「横」の意思疎通もがうまくいかず、仕事の効率は悪くなるでしょう。その結果、トラブルが続出する可能性が高くなります。これでは、まるで会社が動脈硬化に陥っているようなもの。そのままにしておくと、会社の業績は悪化しかねません。オフィスに活力がなくなり、あなたの仕事へのモチベーションも下がるかもしれません。

反対に「ホウレンソウ」が徹底されているオフィスは、報告によって上司と部下のコミュニケーションが密になり、連絡によって先輩や同僚、後輩などスタッフ間の意思の疎通もうまく進むでしょう。そして、上司や同僚、部下と相談しあうことで新たなアイディアが生まれたり、悩み事が解決できたりするでしょう。こうして活力という血液が、社内に循環するのです。体でいえば、心身ともに健康な状態です。

引用元-報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本 [ビジネスマナー] All About

「報告」をする側の心構え

1.相手の都合を確認する

多忙な上司に時間を割いてもらうわけですから、都合を確認するのはビジネスマナーの基本。先輩や同僚への相談も同様ですね。

急ぎの報告ではない場合は、相手の状況を見て報告をあとにするか、メモに書いて伝えるなどの方法をとりましょう。

2.指示した上司に直接報告する

他人を介して報告するのは、報告とはいえません。あなたに指示をした上司に直接報告するのが義務。これもビジネスマナーの基本です。

3.重要な報告はすぐに行なう
上司が忙しそうだからといって報告が遅れると、仕事に支障をきたすことがあります。対策を講じるなど一刻も早い判断が必要とされる報告や、関係者にすぐにフィードバックする必要のある内容の場合、すぐに上司に直接報告しましょう。

引用元-2/6 報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本 [ビジネスマナー] All About

「連絡」の心構え

1.曖昧な言葉は使わない

「雨が降っても営業部の花見は開かれるみたいだ」「次の会議は、今月中に開かれるようです」といった曖昧な連絡は、聞いた者が混乱します。そもそも、伝える本人がわからないまま、上司や同僚に連絡を伝えるのは相手にとって失礼な話です。決定なのか未定なのかを確認したうえで、できるだけ正確に伝えましょう。注意すべき点は、あくまでも事実だけを伝えるということです。個人の憶測や願望を盛り込むと、事実がねじまがって伝わりかねません。

2.内容に関係なく迅速に連絡する

連絡はできるだけ早く関係者全員に伝えましょう。その際、なるべく直接伝えるようにしてください。第三者に伝言を依頼した場合、内容が正しく伝わらなかったり、遅れて伝わったりするからです。社内の連絡は、仕事です。責任感を持って臨んでください。

2.内容に関係なく迅速に連絡する

歓送迎会や健康診断などの連絡はさておいて、連絡内容によっては最初に上司に伝えるのがよい場合があります。仕事の全体を見渡している上司にとっては、その連絡がとても重要な情報となる場合があるからです。内容によって、連絡を伝える順番を意識することが肝心。

引用元-3/6 報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本 [ビジネスマナー] All About

はじめのひとことで連絡か報告かわかるようにしよう!

連絡
・定時連絡です。
・お知らせします。

○○の日程ですが○月に変更になりました。

報告
・報告します。
・情報を共有しておきます。

○○のプロジェクトは○○まで進んでいます。

引用元-@niftyビジネス

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